项目管理培训10 项目沟通管理

车车车

2019/05/15 发布于 研究 分类

项目管理 

文字内容
1. 项目管理培训 项目管理培训 项目沟通管理 人月神话 Http://blog.sina.com.cn/cmmi
2. 巴比伦塔的启示 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 据《创世纪》记载,巴比伦塔是人类继诺亚方舟之后的第二大工程壮举,但巴 比伦塔同时也是第一个彻底失败的工程。为何拥有了清晰的目标,充足的人力 和物力资源的项目最后仍然失败,他们缺乏什么?   信息的传递 - 沟通和交流 交流的结果 - 组织
3. 沟通的定义 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 沟通是一种信息的双向甚至多向的交流,将信息传送给对方,并期望得到对方 作出相应反应效果的过程。   沟:水道 通:贯通、往来、通晓、通过、通知 • • • • ••
4. 沟通的过程 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi    信息发布:表达方式,信息组织方式 信息接收:倾听,理解方式,接收方式 信息通道:信息传输渠道,降低干扰和噪音 干扰 干扰 信息源 干扰 通道 编码 个人表达 表达方式 干扰 正式渠道 非正式渠道 反馈 干扰 干扰 解码 接受者 理解方式 干扰 个人理解
5. 项目沟通管理 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地生成,收集,发布,存储 ,调用并最终处置所需的各个过程。  项目经理的大多数时间都用在干系人沟通上,包括内部和外部。 项目目标 项目计划 识别干系人 规划沟通 发布信息 项目执行 管理干系人期望 管控 报告绩效 分析
6. 10.1 识别干系人 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  识别所有受项目影响的人员或组织,并记录其利益,参与情况和对项目成功的影响的过 程。  只要对项目目标的达成造成影响,即可称为干系人  可来自组织内不同层级和职权,也可能来自执行组织的外部 输入 1. 项目章程 2. 采购文件 3. 事业环境因素 4. 组织过程资产 工具和技术 1. 干系人分析 2. 专家判断 输出 1. 干系人登记册 2. 干系人管理策略
7. 干系人识别数据流向 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  项目章程:项目组织架构不同层级,不同部门,项目内外都属于关键干系人  规划采购:提供间接干系人,为项目完成所需要的核心输入,特别是大集成项目
8. 项目干系人 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 项目干系人是在项目生命周期中,对项目的目标或执行过程造成直接或间接的 影响的个人或组织 。  在现在或将来进行影响  对项目目标或执行过程造成影响  消极或积极的影响
9. 项目干系人环境 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi
10. 项目干系人网络图 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi            项目经理 项目团队 支持团队 职能经理 高层经理 客户 项目出资人 管理团队 政府机构 实施组织 施加影响者
11. 干系人分析 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  干系人是对你项目的目标达成有影响的所有人 。干系人的识识识 ,干系人分析都不是干 识识识识识识识识识 系人管理的最终目标,最终目的都将落到项目经理如何利用分析的 通过自身所拥有的资源, 结果, 技能,沟通等去影响干系人的行为,以达成项目的目标。  权力:对项目能施加哪些影响?  利益:项目目标,项目收益情况  个人:个人在项目中期望如何? 项目利益 权力 个人期望
12. 干系人分析 - 核心干系人 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 干系人 权力 客户高层领导 权力大,不直接参与项目 支持力度直接影响项目 项目目标,控制范围 获取资源支持 项目对领导层收益 客户 影响项目目标和验收 需求和项目范围控制 项目成败直接影响人 用户 最终使用者,影响验收 可能影响到领导决策 是否满足需求 项目范围的控制 项目交付成果好用 外部合作伙伴 沟通,谈判,竞争,妥协 项目成功满足合作利益 长期合作还是短期合作? 项目成员 沟通,谈判,竞争,妥协 核心资源 直接影响交互效率和质量 个人成长和锻炼 个人在项目中的收益 项目高层领导 不直接参与,影响项目决 策和方向把控 资源投入 项目收益和团队 利益 个人期望
13. 干系人分析输出 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  干系人登记册 ( 确保无遗漏 )  干系人分析 ( 对项目的影响,干系人之间影响,重要性排序 )  干系人管理策略 ( 施加影响,平衡利益 ) 人员 角色 权力 影响 支持度 重要性 期望 张三 出资方 客户 调整范围和资 金投入 项目范围, 进度和成本 高 高 最识识 注识识 度, 识 识识 金灵 识 活性大 李四 王五
14. 10.2 规划沟通 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  确定项目干系人的信息需求,并定义沟通方法的过程  在什么时间,什么地点,用什么方式向谁传递什么信息? 输入 识 入 1. 干系人登记册 2. 干系人管理策略 3. 事业环境因素 4. 组织过程资产 工具和技术 1. 沟通需求分析 2. 沟通技术 3. 沟通模型 4. 沟通方式 输出 1. 沟通管理文件 2. 项目文件更新
15. 沟通需求分析 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  只有明确了不同干系人不同的沟通需求,才能清楚如何制定沟通计划和策略  沟通方式选择(渠道,沟通类型,沟通技术)  信息内容组织(干系人关注哪些信息内容,信息具体的组织形式) 沟通渠道 n(n-1)/2
16. 沟通种类 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  口乃心之门户  身无彩凤双飞翼,心有灵犀一点通 口头 语言 书面 沟通 声音语气 非语言 肢体语言 身体动作 任何沟通都代替不了面对面的沟通!
17. 沟通技术 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  随着信息技术和互联网技术的发展,沟通技术本身发生很大的变化  抛开传统沟通类型,重点需要关注同步 / 异步,本地 / 异地带来的沟通技术和模式转变 本地 异地 同 步     面对面沟通 各种会议 个人面谈 电话沟通 /IM  电话沟通  异地电话会议  IM 沟通 异 步     邮件 文档输出 周报月报 离线信息 / 微信     邮件 文档输出 周报月报 离线信息 / 微信
18. 沟通模型 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 沟通的基本模型用于显示信息如何在发送方和接收方间被发送和接收      编码:把思想或想法转换为他人能够理解的语言 信息和反馈信息:编码过程所得到的结果 媒介:用来传递信息的方法 噪音:干扰信息传输和理解的一切因素(如距离,新技术,背景信息) 解码:把信息还原成原有的思想和想法 信息 编码 沟通媒介 发送方 解码 噪声 反识识 信息 识 噪声 解码 接收方 编码
19. 成功沟通的关键要素 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 就像我们的双手,在一只手上我们想要陈述我们自己的观点,清晰 . 公正 . 有说服力。所以在另一只手上我们需要倾听别人的观点,这是成功的交流所 必须的。
20. 沟通中的种种不当 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 傲慢无礼 1 、评价 2 、安慰 3 、标榜为心理学家 4 、讽刺挖苦 5 、过分的询问 发号施令 6 、命令 7 、威胁 8 、多余的劝告 回避 9 、模棱两可 10 、保留信息 11 、转移注意力
21. 沟通陷阱 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi        过早的评价 注意力分散 简单思维 模式化 不善于倾听 先入为主 压力 一心二用 直接跳到结论 偏见 猜想 思想僵硬 听力障碍 精力不够集中 自己知道 别 人 知 道 别 人 不 知 道 开放区 隐藏区 (Façade) 自己不知道 盲点区 未知区
22. 高效沟通的六个步骤 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  步骤一 事前准备  步骤二 确认需求  步骤三 阐述观点  步骤四 处理异议  步骤五 达成协议  步骤六 共同实施 有效提问 积极倾听 及时确认
23. 沟通前准备 - 明确目标和问题 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 5W1H 思维训练 why 想透沟通的目的 who 明确沟通的对象 what 准备充分的内容 when 选择恰当的时间 where 选择合适的地点 how 使用最佳的方式
24. 收集信息 - 发问 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 通过询问 , 寻找线索,挖掘细节,以构成清晰的图画。确定讲话者的参照系 统,以及需求、希望和担心。  开放式问题 – 收集正确信息的最好方式  封闭式问题 - 寻求事实,避免啰嗦,但是不能充分了解细节 你喜欢你的工作吗? 会议结束了吗? -> 你对你的工作是如何看的? -> 会议是如何结束的?
25. 恰当的提问 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 提问的艺术在于知道在适当的时间提适当的问题,并且知道如何对问题进行 清晰和明确的定义。      这个问题是否有助于实现自己的目标? 问题是否吻合和深入现在的讨论主题? 是否有利于由开放转入封闭? 沟通前列出所有问题。 控制语气。
26. 画图游戏 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 规则:推荐一名表达能力强的学员将图形表述出来,不用任何手势和辅助工具。 每位学员根据表述人的表述画出图形。     表述人只重复一次,不能提问 不允许交头接耳进行讨论 时间一到立即停止 利用一分钟时间写感想
27. 收集信息 - 反馈 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 高盛公司的领导力培训主管 Steve Kerr 说 “在你做一件事时,假如你不知 道自己可以达到怎样的成功水平,有两件事会发生:其一,你不会做得更好 ,其二,你不再关心结果。 ”在一些公司,像 GE ,经常的反馈是一种公司文 化。假如你不能幸运地获得反馈,那么你就积极地寻找反馈吧。 只有反馈才能够形成沟通上的闭环!  对收到的信息进行复述 ( 用自己的话 )  对收到的信息进行细化 ( 探索陈述者隐含的信息 )  对收到的信息进行归纳 ( 明确陈述者所持的观点 )
28. 10.3 发布信息 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  按计划向项目干系人提供相关信息的过程  发送 - 接收模型:需求考虑反馈回路和沟通障碍  媒介选择:书面还是口头,正式报告还是非正常,面对面还是邮件等 输入 1. 项目管理计划 2. 绩效报告 3. 组织过程资产 工具和技术 1. 沟通方法 2. 信息发布工具 输出 1. 组织过程资产更新
29. 信息发布工具 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  项目内的信息发布工具  项目内各种沟通协同工具( QQ , IM , UC 等)  项目白板  项目内项目协同平台(项目计划,任务,日志反馈,项目周报)  项目外的信息发布工具  项目邮件(周报,里程碑状态报告,会议纪要)  文档识识 (识识 目各种 识 识 识识 出文件 识 识 识识 档, 识 识识 目识识 量识识 告等) 识 识  项目里程碑等状态报告  项目 wiki 面板,门户,项目间协同平台
30. 陈述信息 - 如何叙述清楚 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi       比较和比喻 重复和重复叙述 统计数字 使用事实,并交待事实的来源 使用视觉道具 围绕主题,突出重点 1 、先从结论说起 2 、再说中心思想 3 、再展开逻辑推导
31. 邮件沟通之道 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi       主题栏 签名档 格式 语言 长度 抄送 - 让收件人知道你要他们知道的事情 把你个人的联络方式插入每一封信息里 把你的想法分成简明的段落,颜色或字体大小粗细来做提醒 语言尽量精简,并条目化 一般而言,电子邮件以精简为佳 确认抄送名单 , 注意抄送给相关人员的上级
32. 会议沟通 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi      有效:集思广益,解决个人无法完成或突破的问题。达到会议目标 和谐 :营 造和谐 气氛,大家对 整个团队 有安全感,信任感和认 同感 参与:每个参与会议的人都必须用心去关注会议内容 效率:在会议规定的时间内完成,并形成结论和解决问题 学习:参与会议的过程也是个体学习的过程 围绕主题 客观分析 准确表达 乐于倾听 控制冲突
33. 虚拟团队沟通 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  具有共同目标,但是完成任务过程中很少时间面对面  工作地点不同,工作时间不同,工作环境不同  原则:虚实结合,先实后虚,前期团队公共词汇表很重要 IM 或 QQ 群 多方电话会议 远程桌面 实施 在线知识库 & 需求 问吧 在线协同管理 通讯录 开发 团队工作日历 配置管理
34. 有效沟通技巧 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi         有意识使用身体语言 小心使用术语 坦白承认自己的感觉 使用开放型的问题 耐心倾听 找出异议 找出反对异议的根源 建设性地反对
35. 10.4 管理干系人期望 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  满足干系人的需求而与之沟通写作,并解决所发生的问题的过程。  影响干系人期望,处理他们的关注点并解决问题 输入 1. 干系人登记册 2. 干系人管理策略 3. 项目管理计划 4. 问题日志 5. 变更日志 6. 组织过程资产 工具和技术 1. 沟通方法 2. 人际关系技能 3. 管理技能 输出 1. 组织过程资产更新 2. 变更请求 3. 项目管理计划更新 4. 项目文件更新
36. 人际关系管理 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  社会心理把人们在物质交往与精神交流中发生、发展和建立起来的人与人之间的直接 的心理关系 , 叫做人际关系,也就是人与人之间的关系。 慎言慎独 换位思考 乐于付出 上善若水 学习心态 感情投资 博客 写作 素养 价值观 行为 交际 CoP SNS 微博
37. 九型人格 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi
38. 收集信息 - 倾听 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi
39. 倾听的故事 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 曾经有个小国的人到中国来,进贡了三个一模一样的金人,金壁辉煌,把皇帝 高兴坏了。可是这小国的人不厚道,同时出一道题目:这三个金人哪个最有价 值?皇帝想了许多的办法,请来珠宝匠检查,称重量,看做工,都是一模一样 的。怎么办?使者还等着回去汇报呢。泱泱大国,不会连这个小事都不懂吧? 最后,有一位退位的老大臣说他有办法。皇帝将使者请到大殿,老臣胸有成足 地拿着三根稻草,插入第一个金人的耳朵里,这稻草从另一边耳朵出来了。第 二个金人的稻草从嘴巴里直接掉出来,而第三个金人,稻草进去后掉进了肚子 ,什么响动也没有。老臣说:第三个金人最有价值!使者默默无语,答案正确 。 这个故事告诉我们,最有价值的人,不一定是最能说的人。老天给我们两只耳 朵一个嘴巴,本来就是让我们多听少说的。善于倾听,才是成熟的人最基本的 素质。
40. 上天赋予我们一根舌头,却给了我们一对耳朵,所以,我们 听到的话可能比我们说的话多两倍。
41. 谈判 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  和客户谈判:我组建的团队能够满足你的要求  和领导谈判:申请,协调人力资源。如何最大限度从部门资源池获取资源  和成员谈判:项目的优势,团队优势,进我项目有何好处 我的 筹码 对方 诉求
42. 冲突 - 冲突解决模型 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi      Take Responsibility Open Discussion Explore Solutions Reach Agreement Follow Through 勇于承担责任 开诚布公讨论 寻求解决方案 达成一致意见 后续协调完善 高 注 重 团 队 协 作 维持和谐 创新方法 克制 克制 合作 合作 避免争执 向正确低头 妥协 妥协 力争主动 竞争 竞争 回避 回避 低 低 聚焦目标的实现 高
43. 10.5 报告绩效 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi  报告绩效是收集并发布绩效信息的过程,包括状态报告,进展测量结果和预测情况等  收集,对比和分析基准和实际数据,发现偏差,预测结果 输入 1. 项目管理计划 2. 工作绩效信息 3. 工作绩效测量结果 4. 成本预测 5. 组织过程资产 工具和技术 1. 偏差分析 2. 预测方法 3. 沟通方法 4. 报告系统 输出 1. 绩效报告 2. 组织过程资产更新 3. 变更请求
44. 绩效报告的内容 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 绩效报告需要向每个受众适度的提供信息。绩效报告的格式可以从简单的状态报 告到详细的描述报告。绩效把控了范围,进度,成本和质量各方面内容。一份完 整绩效报告还包括了对项目完工时间和成本的预测       对过去绩效的分析 当前的风险和问题状态 本期完成的工作 下一时期需求完成的工作 本期批准的变更的汇总 必须审查和讨论的其它相关信息
45. 绩效报告 - 项目度量体系 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi        范围和需求 工作量 成本投入 进度情况 人员效率 质量情况 偏差分析 技术有效性 功能点 + 人员效率 - 产品规模 + 项目范围 过程性能 + + - 工作量 - - + + 需求 进度 成本 测试 + - + - - 返工 + 质量 + 客户满意度 + - 评审
46. 项目总体进展汇报 - 模板 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 1 2 3 4 5 6 7 8
47. 项目状态报告 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi       项目基本信息 当前任务进度情况和偏差分析 当前项目成本情况和偏差分析 资源使用情况分析 问题和风险说明 下一阶段的关键行动计划
48. 人月神话 人月神话的博客 http://Blog.sina.com.cn/cmmi 博客: http://blog.sina.com.cn/cmmi 微博: http://www.weibo.com/cmmi 产品管理 IPD 闻 修 CMMI IT 项目管理 PMBOK 时间管理 GTD 知识管理 悟 Web2.0 PaaS SOA 信息化 软件工程 敏捷 交互设计 IT 咨询 流程管理
49. 人月神话 Http://blog.sina.com.cn/cmmi